Assigning retention policies to email folders

ผู้ใช้งาน Zimbra สามารถตั้งค่าการลบ email ที่อยู่ใน mailbox นานเกินไปได้ เช่นเดียวกับการลบ email ใน trash ของระบบ (ปกตินานกว่า 30 วัน) โดยฟีเจอร์นี้จะช่วยอำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานที่รับเมล์และต้องการเก็บข้อมูลไว้สักพักซึ่งจะช่วยให้ไม่ต้องตามลบเมล์ดังกล่าวตลอดและยังช่วยในการควบคุมขนาดของ mailbox ให้มีขนาดไม่ใหญ่เกินความจำเป็นอีกด้วย

การตั้งค่าการลบ email สามารถระบุระยะเวลาในการเก็บได้ตาม folder ที่เรากำหนด ซึ่งจะช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นในการใช้งานได้พอสมควร

วิธีการตั้งค่าการลบ email โดยอัตโนมัตตามระยะเวลาที่กำหนด

1. คลิกขวาที่ Folder ที่ต้องการตั้งค่า และเลือก Edit Properties
   
2. เลือก Retention
   • เลือก Enable Message Retention และ ระยะเวลาที่กำหนด สำหรับแจ้งเตือนเมื่อจะทำการลบ email ออกจากระบบแต่อยู่ในระยะเวลาที่กำหนด
   • เลือก Enable Message Disposal และ ระยะเวลาที่กำหนด สำหรับการลบเมล์ออกจากระบบเมื่อเกินกำหนดเวลา